Juan Macias dijo

Ufff, que rollo las reuniones, pero son necesarias. La costumbre en empresa donde yo trabajaba era siempre ir con un orden del día, este orden del día, no era un mero listado, era un informe con los puntos a tratar, informe que se tenía que leer todo el mundo, y confirmar que era correcto.

No obstante, unos llegan tarde, otros no vienen y mandan a alguien que no sabe, que si suena constantemente el teléfono, etc..

10 Septiembre 2009 | 04:52 PM

José Antonio dijo

1.- Las menos posibles
2.- Con la gente estrictamente necesaria.
3.- Comunicada despues a todos los que implica las decisiones, por sus respectivos responsables.
4.- Sólo gente con espíritu constructivo.
5.- Salir con objetivos concretos.

10 Septiembre 2009 | 05:28 PM

José Antonio dijo

Ah! Y la más importante! Todo lo que se pueda por correo electrónico! :-))

10 Septiembre 2009 | 05:30 PM

Jose Moro dijo

A la hora de convocar: un orden del día claro y conciso
Si las personas clave no puede asistir, suspender / posponer la reunión
Durante la reunión, el líder de la misma debe ir tratando punto por punto el orden del día y evitar que los asistentes se vayan por las ramas.
Si es posible, llevar una persona con portátil, de forma que vaya redactando el acta y al finalizar la reunión repasar el acta y si se puede imprimir y que la firmen todos los asistentes, de esta formase evitan correos y comentarios al acta que nos hacen perder más tiempo.

10 Septiembre 2009 | 05:46 PM

Raul dijo

En algun sitio lei de una empresa que hacia las reuniones de pie. Cuando la gente se ve de pie durante una hora, todo se comunica de manera mas rapida y efectiva :)

10 Septiembre 2009 | 05:48 PM

dario real dijo

las peores experiencias las he tenido con
-quien si no está en las reuniones piensa que no manda o se conspira en su contra.

-reuniones donde todo el mundo expone razones para no hacer las cosas y pretende saber el resultado futuro de cualquier opcion que se plantee.

-personas contando anecdotas sobre su vida que no tienen nada que ver, o peor, quejandose de cosas que no vienen al caso.

Son escasas las personas que ademas de saber escuchar, encajan las críticas del grupo, estan enfocadas a realizar actividades y a poner en practica las ideas de los demas.

el listado de Jose Antonio es muy adecuado, y todo lo que pueda hacerse online en lugar de alrededor de una mesa elegante debe plantearse así.

10 Septiembre 2009 | 06:06 PM

menestro dijo

Uf. Vaya tema. Si las escuelas de negocios tuviesen una asignatura "optimizar y hacer productivas las reuniones" se harían de oro. Pocas empresas se salvan de las reuniones improductivas, y más en España, que siempre se posponen las decisiones o se asume la responsabilidad de hacerlo a la cuarta pregunta, y nunca se reconocen los aciertos y se culpabiliza a quien las toma.

Personalmente, y teniendo en cuenta que no he tenido que poner en práctica mis fundamentos en este aspecto, prefiero primero definir el tipo de reunión y el propósito de la misma y crear diferentes categorías para que todos lo que asisten conozcan el propósito y destino de la misma. De esa forma se evita el tiempo de los tanteos y se crean objetivos claros antes de entrar en una sala o mantener una reunión de cualquier tipo.

Para mí esa es la regla básica, y una vez definido el tipo de reunión y su fin, cada una tiene un desarrollo diferente. Pero siempre con guion y evitando las ambigüedades, o que no quede claro para todas la partes el propósito y la finalidad de la misma.
Todo lo demás, es perder el tiempo tratando de clarificar objetivos, o abocarse a debates de fundamentación de cada postura. Hay que aportar la máxima información a cada participante antes, y no durante, y sería deseable un coordinador que se encargara de este asunto. Los discursos no tienen cabida, y los titubeos y los replanteamientos hay que hacerlos previamente. Y más cuando hay que hacer desplazamientos. Son elementos organizativos muy costosos si no se hace bien. Y poca comida :).

Siempre se debe asignar un tiempo a apuntar los “ruegos y preguntas” una vez concluida, pero no perderse en la mismos durante el transcurso. Mejor dos reuniones cortas que una larga.

10 Septiembre 2009 | 07:55 PM

rubalcaba dijo

Las reuniones de departamento están bastante normalizadas y si se hacen mal es por culpa del responsable de dicha area.
Otra cosa son las reuniones entre socios para la toma de decisiones estratégicas.Estas deben poder aprovarse por mayoria y si es posible por unanimidad,la forma de la mayoria debe estar fijada previamente y que no exista posibilidad de empate.
Al ser temas muy delicados,antes de la votación final,deben haber un número suficiente de reuniones tendentes a despejar cualquier tipo de duda de los socios o inversores.

10 Septiembre 2009 | 08:18 PM

rubalcaba dijo

Perdón,aprobarse.

10 Septiembre 2009 | 08:21 PM

Na8 dijo

Sin sillas!!! Muchas de las reuniones que tenemos las deberíamos tener en habitaciones vacias. Con pizarra pero sin mesas ni sillas. :-)

Las reuniones sin sillas hacen que todo el mundo vaya "al grano", que las intervenciones sean más breves y que nadie se ponga demasiado pesado.

Lo cierto es que aunque tenemos asumido que la realización de muchas de nuestras actividades cotidianas las hacemos de pie, nadie nos educó a tener reuniones, presentaciones, debates, brainstormings, entrevistas... de pie. Y es una pena.

Si os encontraís con un ambiente laborar propicio debéis probarlo. Yo os cuento que hace tiempo intente estandarizarlas en mi empresa y no tuve éxito. :-( La gente es demasiado comodona y aunque entiende bien la idea y sus beneficios, antepone la comodidad a la eficacia. Tampoco era cosa de encabezonarse con la idea!

:-)

10 Septiembre 2009 | 09:18 PM

José Carlos Amo Pérez dijo

Al contrario de lo que opina Menestro se imparten miles de horas de formación al cabo de una año sobre "reuniones eficaces". El resultado de dichos cursos es tan desalentador como el resultado de los miles de horas de cursos de inglés en las empresas.

Creo que el que aporten o no valor puede ser una cuestión de técnica pero mi experiencia me indica que cuando las reuniones no son eficaces es porque reproducen comportamientos ineficaces que son parte de la cultura de la empresa. De este modo las reuniones improductivas podrían ser un síntoma y no el problema. Con las técnicas expuestas los síntomas pueden desaparecer, pero el problema subyacente no. Quizá, Rodolfo, si observas a los equipos trabajando llegues a identificar esas conductas improdcutivas también en otros escenarios o en otras modalidades de trabajo en equipo.

Un saludo.

10 Septiembre 2009 | 09:41 PM

Oscar dijo

Sobre este tema, leí hace tiempo un post de Alberto Pena que me gustó por su claridad y sentido común:

http://thinkwasabi.com/2009/06/claves-reuniones-productivas/

10 Septiembre 2009 | 11:29 PM

Juan Navidad dijo

Cuando estuve en la Cervantesvirtual.com diseñé unas reuniones muy productivas y frecuentes, las del equipo de mi área. Eran reuniones al aire libre, en el Campus de la Universidad de Alicante, dando un paseo, es decir, siguiendo la inspiración de los filósofos de de la Grecia Clásica que tenían reuniones peripatéticas. La verdad es que eran muy agradables, muy productivas, tenían un 100% de intimidad y discrección y buen humor.

Hay cientos de maneras de crear reuniones eficaces, por ejemplo, que sean sesiones de monólogos breves de 2-3 minutos, muy divertidos. Es uno de mis últimos cursos, algo que está interesando en el mundo de la empresa porque lo de siempre está ya demasiado manido y desgastado :)

J.N.

13 Septiembre 2009 | 04:31 PM

Javier dijo

En cuanto a operativa no puedo opinar, aunque en cuanto a organización habeis probado la web www.MeReuno.com, en un momento puedes reservar la sala de reunion practicamente en toda España

14 Septiembre 2009 | 11:34 AM